5 Tipps um produktiver zu arbeiten

Dies ist ein Gastbeitrag von Artur Derr, 22, Bankkaufmann bei der Volksbank

Effektiv oder Effizient? Meine 5 Tipps um produktiver zu sein, ohne Zeit zu verschwenden.

Ich denke jeder kennt diese Tage, an denen man sich abends ins Bett legt und sich fragt: "Habe ich heute wirklich irgendetwas sinnvolles im Büro geleistet?" Oder habe ich meine Zeit lediglich abgesessen und mit „Zeitfressern“ verbracht? Hier sind 5 sofort anwendbare Ratschläge um dieses Gefühl zu eliminieren und seine Zeit sinnvoll und produktiv zu verwenden.

 

Kommentar von Kolja: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen "Effektivität" und "Effizienz?" Die einfache Erklärung lautet: 

-Effektivität: Die richtigen Dinge tun!

-Effizient: Die Dinge richtig tun!

 

1. Vergiss das klassische Zeitmanagement!

„Ach hätte ich nur mehr Zeit…“ diesen Satz hat jeder schon einmal gesagt. Dabei geht es nicht darum mehr Zeit zu haben. Hätte wir mehr Zeit würden wir Aufgaben und Dinge finden, um diese wiederum totzuschlagen. Ein Beispiel aus meiner Jugend: Ich wusste genau, dass ich in 2 Wochen eine Klausur schreibe und dachte: Ja, ich hab genug Zeit zum lernen und ich habe noch viele andere Dinge zu erledigen…lange Rede, kurzer Sinn: Die vorhandene Zeit wurde mit Krimskrams gefüllt und gelernt wurde erst kurz vor Schluss. Es geht nicht darum mehr Zeit zu haben, sondern die vorhandene Zeit produktiv einzusetzen.

(Kommentar von Kolja: Sehe ich auch so. Vor hundert Jahren dauerte es 2-3 Wochen um den Atlantik als Passagier zu überqueren. Heute dauert es ca 6 Stunden. Aber das hat nicht dazu geführt, dass wir "mehr" Zeit im Alltag haben.)

 

2. Das 80/20 Prinzip nach Pareto

Hinter dieser Zahl steht das wichtigste Verhältnis, dass euch im Arbeitsalltag begegnen wird! Das 80/20 Prinzip beschreibt das Verhältnis zwischen eurem Ertrag (Sei es Geld, Produktivität o.ä.) und der dafür notwendigen Arbeit.

Einfaches Beispiel: Wenn ich als Verkäufer arbeite, mit was verdiene ich mein Geld bzw. durch was verdient mein Arbeitgeber Geld ? Richtig, durch den Verkauf von Waren und Dienstleistungen. Nur steht im normalen Alltag nicht immer nur Verkaufsgespräche, sondern viele andere, zeitfressende Dinge auf dem Plan (Emails checken, Telefonate usw.). Wäre es da nicht sinnvoller zu sagen: Ich verdiene mein Geld als Verkäufer, warum sollte ich mich nicht nur darauf konzentrieren ? Das Verkaufen sind die 20% meines Alltags, die 80% meines Ertrags erwirtschaften. Warum also die Zeit mit anderen Dingen vergeuden? Dadurch eliminiere ich Zeitfresser, arbeite produktiver und konzentriere mich auf das Wesentliche.

 

3. Lerne NEIN zu sagen!

Menschen sind Gewohnheitstiere, das ist allgemein bekannt. Das heißt, wenn ihr euch breitschlagen lasst, Dinge für Andere zu übernehmen, speichert sich das Gehirn automatisch: "Hey der hat das letztes Mal schon etwas für mich gemacht, zu dem gehe ich jetzt immer." Für denjenigen, der fragt, ist das eine tolle Sache, für Dich, der produktiv sein möchte, sehr hinderlich. Daher empfehle ich jedem, einfach mal Nein zu sagen und sich auf seinen Aufgabenbereich zu konzentrieren, auch wenn es manchmal unbequem ist, aber wir versuchen uns mehr Zeit für sinnvolles zu erarbeiten.

(Kommentar von Kolja: Punkt 3 ist enorm wichtig, wenn auch nicht immer so einfach umzusetzen. Wer kann z.B. seiner Mutter "nein" sagen, wenn sie um einen Gefallen bittet. Es geht hier auch nicht darum, zu seinem A**** zu mutieren und jede Idee oder Vorschlag von anderen Menschen abzulehnen. Es geht darum die Dinge umzusetzen, die man sich vornimmt und wenn andere Dinge dazwischen kommen, diese einfach mal zu ignorieren, wenn sie nach deinem Ermessen unwichtig sind. Auch wenn das bedeutet, dass man bei manchen Menschen dadurch als "arrogant" bezeichnet wird.)

 

4. Checkt Emails und ähnliches nur zu vorgegebenen Zeiten!

Der Zeitfresser Nummer 1 ist und bleibt das Internet: Man kann es als Fluch und Segen betrachten, aber oft ist es nur eine riesengroße Ablenkung. Mein Tipp hier: legt euch geregelte Zeiten (2-3 Mal täglich) zum Lesen und Beantworten eurer Mails, dann lasst ihr euch nicht von eurer Arbeit abbringen und werdet nicht ständig in eurem Arbeitsfluss durch nervige „Sie haben Post“ Geräusche unterbrochen.

(Kommentar von Kolja: Guter Hinweis. So mache ich es selbst. Zum Beispiel könnt ihr die AktienMitKopf Videos immer am Ende des Tages anschauen und euch dabei Notizen machen. Dann gerne auch mal 1-2 Stunden Zeit investieren und sich intensiv damit beschäftigen. Das ist viel besser als den ganzen Tag immer wieder zwischendurch mal reinzuschauen.)

 

5. Seid produktiv, nicht beschäftigt!

Das ist eine weit verbreitete Krankheit in allen Arbeitsstätten dieser Erde: Hauptsache beschäftigt aussehen, egal was ich tue, Hauptsache aussehen als ob ich arbeite. Und genau da liegt das Problem: So tun als ob.

(Kommentar von Kolja: Meine Arbeits-Kollegin hatte mal einen Radiergummi auf dem Schreibtisch mit der Aufschrift: "5 Minuten dumm stellen erspart manchmal 1 Stunde Arbeit" ;-)

Verschwendet eure Zeit nicht mit irgendwelchen Aufgaben um Zeit zu füllen, wenn ihr fertig seid mit eurem produktiven Teil, dann lasst es gut sein! Sucht nicht ständig nach neuen Aufgaben, um die 8-9 Stunden am Tag zu füllen, konzentriert euch auf das Wesentliche. Von „So tun als ob“ Mitarbeitern gibt es genug, es zählt das was unter dem Strich an Ertrag oder Ergebnis rauskommt und nicht ob ihr eure Emails sortiert habt oder euren Tisch aufgeräumt hat.

Artur Derr

 

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